POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ICG SOFTWARE SOCIEDAD ANÓNIMA

En cumplimiento de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para tratamiento y protección de datos personales, ICGSOFTWARE S.A, adopta la presente política con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley. 

La presente política de tratamiento de datos personales será aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios obtenga ICGSOFTWARE S.A en virtud del desarrollo de su objeto social y en cumplimiento de la normatividad especial, en el sector de comercialización de soluciones POS, y prestación de servicios de Outsorcing asociados al mismo. 

 

1. Identificación del responsable del tratamiento de la información

ICGSOFTWARE S.A

RUT:                  1792479320001

Domicilio:        Quito- Ecuador  

Dirección:        AV. 12 DE OCTUBRE N24 562 Ed. WORLD TRADE CENTER 

Teléfono:         022908139  

2. Marco legal

• Constitución de la República del Ecuador. Artículo 66, numeral 19
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD)
• Reglamento General de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales
• Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos
• Normativas Sectoriales
• Disposiciones de la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (ARCOTEL)
• Tratados Internacionales

3. Definiciones

Para los efectos de una mejor compresión de la presente política de protección y tratamiento de datos personales conforme a la legislación vigente, se establecen los siguientes conceptos y definiciones legales: 

1. Archivo: conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contengan datos personales, 
2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, el cual se obtienen al momento de la recolección del dato.
3. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
5. Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
6. Cambios sustanciales: Son cambios sustanciales los que se relacione con la finalidad de la base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención al titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la política de tratamiento de la información, y la transferencia y transmisión de la base de datos personales, Artículo 18 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador y las disposiciones reglamentarias correspondientes.
7. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
8. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
9. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 
10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
11. Niño, niña y adolescente: Para todos los efectos de esta ley son sujetos Titulares de derechos todas las personas menores de 18 años. Sin perjuicio de lo establecido en el Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador y la Constitución de la República del Ecuador, se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y los 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años de edad. Toda persona, para efectos de la presente política de tratamiento de datos personales a toda persona que sea representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría.
12. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
14. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Ecuador, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
15. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Ecuador cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
16. Supresión: se denomina así a la acción que el Titular de los datos personales solicita al Responsable y/o Encargado de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.
17. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
18. Revocar: se entiende que el Titular de la información puede ejercer la facultad de revocar la autorización dada para el tratamiento de datos personales por parte del Responsable y/o Encargado en cualquier tiempo, siempre y cuando no subsista un vínculo contractual pendiente que impida su eliminación de inmediato como así lo dispone la revocatoria. 
19. Proveedor: Toda persona natural o jurídica que suministre bienes o servicios que requiera ICGSOFTWARE S.A para su funcionamiento.
20. Visitante: Toda persona que ingrese a las instalaciones y no cuenta con un vínculo laboral con ICGSOFTWARE S.A
21. Empleado: Persona natural que se encuentra vinculada laboralmente con ICGSOFTWARE S.A

4. Principios

Los principios generales que se adoptan para la presente política de tratamiento están regulados en la normatividad vigente para garantizar la protección de los datos personales de los Titulares de ICGSOFTWARE S.A en el desarrollo de su objeto social:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
2. Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice ICGSOFTWARE S.A o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución de la República del Ecuador, la cual deberá ser informada al respectivo Titular de los datos personales.
3. Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales ICGSOFTWARE S.A debe garantizar al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o Titularidad.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos de protección de los datos personales, la obligación de ICGSOFTWARE S.A será de medio.
7. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por ICGSOFTWARE S.A se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
   no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas, sean o no vinculadas, por contrato a ICGSOFTWARE S.A que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

5. Autorización

Los Titulares de los datos personales suministrados a ICGSOFTWARE S.A, por cualquier medio escrito, sea físico o digital, aceptan el tratamiento de estos y autorizan su uso de conformidad con los términos de esta política. Las autorizaciones serán administradas e inventariadas por ICGSOFTWARE S.A, La recolección de datos mediante el sistema de videovigilancia se Autoriza una vez acceda a las oficinas de la empresa. Cada una de las autorizaciones serán administradas e inventariadas por la entidad. 

5.1. Aviso de privacidad

El Aviso de privacidad, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, tiene como objetivo el dar aviso del tratamiento de la información por parte de los Responsables y Encargados del tratamiento de los datos personales, al Titular, presentándose por medio de un documento, sea este físico o digital, o cualquier otro formato conocido o por conocer, para indicarle al Titular, acerca de:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los derechos del Titular.
4. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

6. Casos en que no es necesaria la autorización

ICGSOFTWARE S.A no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

7. Finalidades y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales

Los datos personales que ICGSOFTWARE S.A recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

a). Gestión con vinculación laboral: En el desarrollo de sus actividades ICGSOFTWARE S.A Recolecta información de personas naturales para el proceso de selección de personal con la finalidad de realizar estudio de hojas de vida y posterior contratación de empleados. La recolección realizada por ICGSOFTWARE S.A es a través de medio físico, referidos y plataformas digitales de convocatorias de terceros por medio de la cual se recolecta, almacena, usa y circula su hoja de vida que contiene sus datos personales, autorizando y facultando a ICGSOFTWARE S.A, para el tratamiento de estos en el proceso de selección.

Igualmente, en el momento de contratación los datos personales serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento de las obligaciones establecidas contractualmente de carácter laboral. Además, el empleado reconoce que ICGSOFTWARE S.A podrá evaluar a sus empleados para reducir el riesgo asociado al personal vinculado en cumplimiento del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

En todo caso, quien se encuentra en proceso de selección o ya se encuentre vinculado autoriza el uso de sus datos personales por parte de ICGSOFTWARE S.A para confirmar la información relevante suministrada por el candidato y/o vinculado.

b). Gestión de Recursos Humanos: ICGSOFTWARE S.A de acuerdo con los procesos que desarrolla en su interior para operar de madera eficaz recolecta, almacena, usa y circula información que contiene datos personales de los empleados con la finalidad de evaluarlos en su desempeño laboral, realizar eventos institucionales, capacitaciones y realizar encuestas al personal al momento de la desvinculación de la empresa.

c). Gestión de Clientes:En virtud de la relación con cada uno de sus clientes permanentes y prospecto, ICGSOFTWARE S.A debe recolectar y tratar sus datos personales en procura de los diferentes procesos que desarrollan en la compañía, a saber: 

• En el área Comercial, el tratamiento de los datos se realiza con el fin de brindar a los clientes permanentes y prospectos asesorías y consultorías para la comercialización de los productos ofrecidos por la compañía, así como también realizar exposiciones de las funcionalidades del Software, según sea el caso, a los clientes prospecto, para este último se recolectan los datos mediante formulario en plataforma digital de terceros. 
•  En el área contable para la realización de gestión de cartera y tesorería, además de gestión en cobro jurídico y prejurídico, complemento de la finalidad descrita en el literal h) numeral 7 de la presente política.
•  En el área de mercadeo, se realiza la recolección de los datos personales con la finalidad de identificar clientes prospecto, permitiendo ello la identificación de sectores de impacto de acuerdo con el objeto social de la compañía.
• En el área de gestión de servicios, el tratamiento de los datos se realiza con el objetivo de velar por el correcto funcionamiento de los productos de la compañía a los clientes permanentes.

d). Gestión de Proveedores y Contratistas: El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual bajo la normativa vigente para el suministro de bienes y/o servicios que requiera ICGSOFTWARE S.A para su funcionamiento y operación del objeto comercial. 

e). Seguridad en instalaciones y Circuito Cerrado de Televisión: El registro mediante el sistema de video vigilancia con captación de imagen de las personas que se encuentran en las instalaciones de ICGSOFTWARE S.A, se realiza con el objetivo de velar por la seguridad de la entidad, de los aspirantes a empleo, empleados, contratistas, proveedores generales y de servicios, clientes permanentes y prospecto  y en general de cualquier visitante de las instalaciones de ICGSOFTWARE S.A tal captación de imagen se realiza previo aviso ubicado en la entrada de las instalaciones de ICGSOFTWARE S.A y los datos recolectados son almacenados en servidor propio. 

f). Gestión con monitoreo en líneas telefónicas: ICGSOFTWARE S.A recolecta y trata los datos personales mediante el monitoreo de la línea telefónica utilizada en la compañía, en procura de velar por la seguridad de la entidad y de brindar una mejor atención y servicio en el desarrollo de su objeto social.  

g). Gestión de riesgos y emergencias: Realizar una adecuada gestión de riesgos que nos permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de los de los aspirante a empleo, empleados, contratistas, proveedores generales y de servicios, clientes permanentes y prospecto y en general de cualquier visitante de las instalaciones que requerirá de información personal que permita a ICGSOFTWARE S.A la carga ocupacional histórica y conocer en tiempo real la información de los titulares de la información.

h).  Contabilidad, tesorería y facturación: La recolección y tratamiento de los datos personales y/o corporativos por ICGSOFTWARE S.A se realizará para el desarrollo de los diferentes procesos de contabilidad, tesorería y facturación, donde será necesario verificar los datos personales de acuerdo con su objeto social y el desarrollo de la gestión administrativa. 

i). Gestión de seguridad de la información: La compañía con la finalidad de ejecutar una adecuada gestión de seguridad de la información realiza backup diariamente de toda la información de la empresa, conservándola como un respaldo en plataforma digital de terceros Google Drive.  

j). Gestión Ingreso de visitantes: ICGSOFTWARE S.A al momento del ingreso de visitantes a sus instalaciones, requerirá, por motivos de seguridad, previo a su acceso, la información del titular en calidad de visitante, habilitándolo a acceder a las instalaciones de la compañía, y realizando por parte de la persona encargada de la recepción de ICGSOFTWARE S.A el correspondiente registro de ingreso en planilla física y/o automatizada.  

k). Gestión Documental: ICGSOFTWARE S.A recolecta, almacena, usa y circula datos personales con la finalidad de coordinar y manejar las actividades específicas que afecten a la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los documentos, confirmación de facturas y equipos, además con la finalidad de resguardar y recuperar la documentación que se genera.  

7.1. Tratamiento y Finalidad ante Datos Sensibles: Por el uso, goce y funcionalidad de ICGSOFTWARE S.A, eventualmente podrían recolectarse datos personales de categoría sensibles de las personas con las que se posee relación, sea o no contractual, los cuales tienen un especial tratamiento y protección, podrá hacerse uso de estos datos sensibles cuando:

1. El Titular o su representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. Art. 8.- Consentimiento- Art. 26.- Tratamiento de datos sensibles Ley Orgánica de Protección de Datos Personales
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular o su representante legal, entiéndase quien ejercer la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. Cuando los datos sean obtenidos válidamente de una entidad de cualquier naturaleza y que por su cuenta y riesgo posea los datos personales, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos sensibles se sujeta a las condiciones que establece la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, siempre y cuando se obtenga la autorización previa y expresa e informada del Titular de los mismos, la cual será obtenida de forma escrita, por medio físico o digital o grabación magnetofónica, y, en consecuencia, deberá quedar el soporte probatorio de la obtención de la autorización, desde el momento mismo del otorgamiento y la posterior consulta.

8. Revelación de datos personales e información:

Los datos personales e información se podrán compartir sin necesidad de autorización previa en los siguientes casos regulados por la ley:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

9. Derechos de los Titulares

De acuerdo con lo contemplado en el marco normativo de protección de datos personales, los Titulares de los datos podrán en cualquier momento ejercer los siguientes derechos consagrados en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en aquellos eventos en que ICGSOFTWARE S.A es responsable del tratamiento; el Titular podrá ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada ICGSOFTWARE S.A, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos definidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales que no es necesaria la Autorización.
3. Ser informado por ICGSOFTWARE S.A, previa solicitud, respecto al uso que ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. El Titular debe tener en cuenta que previamente deberá agotar el trámite de reclamo o consulta ante ICGSOFTWARE S.A
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Los derechos de los Titulares antes mencionados podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ICGSOFTWARE S.A
2. El representante legal, tutor, curador y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
4. Cualquier autoridad judicial o administrativa, que por su naturaleza jurídica y dedicación en frente del Estado pueda exigir el cumplimiento de uno o varios o todos los derechos que tiene el Titular.
5. Otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

10. Obligaciones de los Responsables y/o Encargados en el tratamiento de los datos personales:

Obligaciones de los Responsables y/o Encargados en el tratamiento de los datos personales: ICGSOFTWARE S.A, actuando como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento y circulación de datos personales que ha obtenido a nombre propio, por cuenta de un tercero o a nombre de un tercero mediante el sitio web oficial www.hiopos.com.ec   , la sede física ubicada en  la AV. 12 DE OCTUBRE N24 562 Ed. WORLD TRADE CENTER, Pichincha, Quito- Ecuador, correo electrónico servicioalcliente@fourgen.net.co  puede realizar el tratamiento autorizado por el Titular del dato personal directamente o delegar a un tercero quien será ENCARGADO del tratamiento de los datos personales, que se contengan en bases de datos, banco de datos y archivos físicos y digitales, con la finalidad de realizar las gestiones tecnológicas, administrativas y operativas a través de planes, programas y proyectos conexos o directos que se encuentren a cargo de la empresa ICGSOFTWARE S.A especialmente indicando que cuando existan datos personales de niños, niñas y adolescentes, los canales de comunicación serán los que disponga la empresa bajo las condiciones tecnológicas y de seguridad que se divulguen en la presente política en lugar físico de su empresa visible a los Titulares de los datos personales y previamente conocidos por el representante legal, que ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría, del menor toda vez que serán sometidos a la categoría de datos sensibles y se deberá preservar un mayor cuidado al tratamiento de sus datos personales.

ICGSOFTWARE S.A, en su calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO del tratamiento y circulación de los datos personales deberá facilitar los canales de atención a los Titulares y/o sus representantes para consultar, verificar, rectificar, modificar y actualizar sus datos personales.

10.1 Obligaciones de los Responsables del tratamiento: En el tratamiento y protección de datos personales, se tendrán como obligatorios los deberes prescritos en la legislación vigente y que fundamentan el tratamiento de los datos personales, las finalidades, la autorización, el tratamiento y circulación a cargo del RESPONSABLE, el uso y aplicación de los canales de comunicación que especialmente se identifican en el diseño y aplicación de los procedimientos que se relacionan en el numeral doce (12) de la presente política y de acuerdo a la regulación de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, así:

1) Tratar datos personales en estricto apego a los principios y derechos desarrollados en la presente Ley, en su reglamente, en directrices, lineamientos y regulaciones emitidas por la Autoridad de Protección de Datos Personales, o normativa sobre la materia;

2) Aplicar e implementar requisitos y herramientas administrativas, técnicas, físicas, organizativas y jurídicas apropiadas, a fin de garantizar y demostrar que el tratamiento de daros personales se ha realizado conforme a lo previsto en la presente Ley, en su reglamento, en directrices, lineamientos y regulaciones emitidas Página 24 de 40 por la Autoridad de Protección de Datos Personales, ¡o normativa sobre la materia;

3) Aplicar e implementar procesos de verificación, evaluación, valoración periódica de la eficiencia, eficacia y efectividad de los requisitos y herramientas administrativas, ¡técnicas, físicas, organizativas y jurídicas implementadas;

4) Implementar políticas de protección de datos personales afines al tratamiento de datos personales en cada caso en particular;

5) Utilizar metodologías de análisis y gestión de riesgos adaptadas a las particularidades del tratamiento y de las partes involucradas;

6) Realizar evaluaciones de adecuación al nivel de seguridad previas al tratamiento de datos personales;

7) Tomar medidas tecnológicas, físicas, administrativas, organizativas y jurídicas necesarias para prevenir, impedir, reducir, mitigar y controlar los riesgos y las vulneraciones identificadas;

8) Notificar a la Autoridad de Protección de Datos Personales y al titular de los datos acerca de violaciones a las seguridades implementadas para el tratamiento de datos personales conforme a lo establecido en el procedimiento previsto para el efecto;

9) Implementar la protección de datos personales desde el diseño y por defecto;

10) Suscribir contratos de confidencialidad y manejo adecuado de datos personales con el encargado y el personal a cargo del tratamiento de datos personales o que tenga conocimiento de los datos personales;

11) Asegurar que el encargado del tratamiento de datos personales ofrezca mecanismos suficientes para garantizar el derecho a la protección de datos personales conforme a lo establecido en la presente ley, en su reglamento, en directrices, lineamientos y regulaciones emitidas por la Autoridad de Protección de Datos Personales, ¡normativa sobre la materia y las mejores prácticas a nivel nacional o internacional;

12) Registrar y mantener actualizado el Registro Nacional de Protección de Datos Personales, de conformidad a lo dispuesto en la presente Ley, en su reglamento, en directrices, lineamientos y regulaciones emitidas por la Autoridad de Protección de Datos Personales;

13) Designar al Delegado de Protección de Datos Personales, en los casos que corresponda;

14) Permitir y contribuir a la realización de auditorías o inspecciones, ¡por parte de un auditor acreditado por la Autoridad de Protección de Datos Personales; y,

15) Los demás establecidos en la presente Ley en su reglamento, en directrices, lineamientos, regulaciones emitidas por la Autoridad de Protección de Datos Personales y normativa sobre la materia.

11. Canales de atención al Titular

El Titular o representante y/o apoderado del Titular puede tramitar las peticiones, consultas y reclamos directamente de forma verbal o por escrito al oficial de datos personales destinado por ICGSOFTWARE S.A

Datos de contacto con el Oficial de Datos Personales:

Domicilio: Quito- Ecuador

Dirección: AV. 12 DE OCTUBRE N24 562 Ed. WORLD TRADE CENTER

Teléfono: 022908139 

Correo electrónico: servicioalcliente@fourgen.net.co  

 

12. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información

Titular de los datos o su representante y/o apoderado, puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización bajo el siguiente procedimiento:

La solicitud debe presentarse por medio escrito sea físico o digital, en la oficina de ICGSOFTWARE S.A , ubicada en AV. 12 DE OCTUBRE N24 562 Ed. WORLD TRADE CENTER, con Domicilio en Quito- Ecuador, en el horario  de lunes a viernes de 07:00 a 01:00 pm y 02:00 p.m. a 05:30 pm, o al correo servicioalcliente@fourgen.net.co

 La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:

1. Nombre completo del Titular de la Información con identificación respectiva.
2. En caso de no ser el Titular, el representante y/o apoderado del Titular, debe adjuntar constancia de previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. Adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.
4. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
5. Direccion y teléfono de contacto para dar respuesta a la solicitud.

12.1. Procedimiento de consulta:

Objetivo:Dar a conocer al Titular de la información o a sus causahabientes los pasos que deberá llevar a cabo para consultar la información que sobre él exista en las bases de datos de ICGSOFTWARE S.A o sus Encargados que en la actualidad realice un tratamiento de los datos personales del Titular.

Ejecución del procedimiento:

1. Realizar la consulta específica a través de los canales dispuestos por ICGSOFTWARE S.A o sus Encargados, descritos en la Política de tratamiento de datos personales, para que el Titular pueda hacer ejercer sus derechos.  
2. ICGSOFTWARE S.A, a través del Oficial de protección de datos personales, Responsable entre otras de la atención de peticiones, consultas o reclamos, recibirá la consulta por parte del Titular o causahabiente e iniciará la gestión correspondiente para dar respuesta en un plazo no mayor a 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibida la misma.  Solo en caso de no ser posible atender la consulta dentro de los 10 días hábiles, informará al Titular o a su causahabiente explicándole las causas de la demora, e informando la nueva fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá ser superior a 5 días hábiles. 
3. El Titular podrá solicitar a ICGSOFTWARE S.A, una copia de la consulta realizada como evidencia de realización de la misma.

“Art.62.- Requerimiento directo del titular del dato de carácter personal al responsable del tratamiento.”

12.2. Procedimiento para ejercer reclamo de corrección, actualización, supresión de información o revocatoria de la autorización:

Objetivo: Dar a conocer al Titular de la información o a sus causahabientes los pasos que deberá llevar a cabo para presentar un reclamo ante ICGSOFTWARE S.A o ante sus Encargados, cuando considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, revocatoria de la autorización; o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales

Ejecución del procedimiento

1. Realizar el reclamo específico a través de los canales dispuestos por ICGSOFTWARE S.A y descritos en la Política de tratamiento de datos personales, para que el Titular pueda hacer ejercer sus derechos.  
2. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ICGSOFTWARE S.A, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, por mandato de la Ley. 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 
2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

“Art.14.- Derecho de rectificación y actualización -Art.15.Derecho de eliminación.”

13. Medidas de seguridad para la protección y privacidad de la información

ICGSOFTWARE S.A se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por las autoridades de protección de datos personales para el tratamiento de datos personales. 

No obstante, lo anterior, ICGSOFTWARE S.A en su proceso de mejora continua establecerá controles que le permitan, en la medida de lo posible, mitigar riesgos relacionados con la pérdida de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

14. Modificaciones a la política de privacidad y tratamiento de datos

ICGSOFTWARE S.A se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante, lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la política de tratamiento de datos se dará a conocer su última versión a través de los canales de comunicación a los diferentes Titulares que se encuentran en las bases de datos de ICGSOFTWARE S.A

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualquiera de los mecanismos de comunicación descritos anteriormente, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos de la presente política, ICGSOFTWARE S.A, podrá Continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas en la autorización dada al inicio de la relación.

De presentarse cambios en lo que refiere a la finalidad del tratamiento, ICGSOFTWARE S.A solicitará una nueva autorización del Titular de los datos; a través de comunicado directo enviado a cada titular el dato, esto es, a los aspirantes a empleo, empleados, clientes, contratistas, proveedores generales y de servicios y visitante de las instalaciones de ICGSOFTWARE S.A, personal que tiene relación con ICGSOFTWARE S.A

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos anteriormente, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos de la presente política, ICGSOFTWARE S.A podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas.

15. Transmisión y Transferencia Internacional de Datos Personales e Información Personal

ICGSOFTWARE S.A, en su calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO del tratamiento y circulación de datos personales, puede transferir y/o transmitir bases de datos personales tanto a nivel nacional como internacional, sujeto al cumplimiento de la legislación colombiana en protección de datos personales, específicamente la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y sus decretos reglamentarios, relacionados con su operación comercial enfocada a tecnologías de información y actividades de servicios informáticos. La transferencia y/o transmisión de datos personales estará sujeta a las siguientes condiciones y términos:

1. Transferencia Internacional de Datos Personales:
• Cuando se trate de transferencias internacionales de datos personales, se debe garantizar que la legislación del país receptor contemple una protección adecuada de datos personales conforme a los estándares internacionales y suscribir el contrato de transmisión de datos personales correspondiente.
• En caso de que el país receptor no cuente con un nivel de protección adecuado, se deberán adoptar medidas adicionales para proteger los datos personales, como cláusulas contractuales estándar aprobadas por las autoridades de protección de datos personales.
2. Transferencia Nacional de Datos Personales:
• Para transferencias nacionales, se deberá implementar un acuerdo de protección de datos personales que garantice el cumplimiento de la presente política y Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, asegurando que el destinatario de los datos adopte las mismas medidas de protección que el RESPONSABLE y/o ENCARGADO.
3. Tratamiento y Recolección de Datos:
• Los datos personales recolectados a través de medios físicos o digitales, incluyendo el enlace «contáctenos» en la página web www.hiopos.com.ec serán tratados por ICGSOFTWARE S.A en calidad de RESPONSABLE y/o ENCARGADO, respetando siempre la finalidad y el consentimiento informado al momento de la recolección.
4. Confidencialidad y Protección de Datos:
• Se deberá preservar la confidencialidad de los datos personales en todo momento, reconociendo su relevancia y asegurando su protección contra cualquier acceso no autorizado.
5. Finalidad y Tratamiento de Datos: Se debe identificar claramente la finalidad del tratamiento de los datos personales y evaluar los riesgos potenciales que este pueda tener sobre los derechos de los titulares, alineándose con la presente política de tratamiento y protección de datos personales.
6. Políticas y Procedimientos:Los procedimientos y políticas de tratamiento de datos personales deben ser claramente definidos y comunicados a todos los terceros que participen en la transferencia internacional de datos, asegurando que conozcan y se comprometan a observar la presente política.

1. Cumplimiento del Artículo 33 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales

• La transferencia internacional de datos personales se realizará conforme a lo previsto en el Artículo 33 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, adoptando las medidas necesarias para que los terceros utilicen la información únicamente para los fines autorizados por ICGSOFTWARE S.A

1. Excepciones a la Notificación y Consentimiento:
   • Las transmisiones internacionales de datos personales no requerirán informar al titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de transmisión de datos personales conforme al artículo 36, siempre que se haya obtenido autorización previa para el tratamiento y circulación de los datos.
2. Intercambio de Información con Autoridades:
   • Se podrá intercambiar información que contenga datos personales con autoridades gubernamentales o públicas (incluyendo autoridades judiciales, fiscales, y organismos de investigación), y con terceros participantes en procedimientos legales cuando sea necesario y cumpla con las normativas legales y la presente política.
3. Finalidad del Tratamiento de Datos:
   • Cumplir con las leyes vigentes, incluyendo aquellas diferentes a las del país de residencia.
   • Responder a procesos jurídicos y solicitudes de autoridades públicas.
   • Hacer cumplir los términos y condiciones de la empresa.
   • Proteger las operaciones, derechos, privacidad, seguridad o propiedad de ICGSOFTWARE S.A y terceros.
   • Obtener indemnizaciones aplicables o limitar daños y perjuicios.

16. Entrada en vigencia

La presente política de protección y tratamiento de datos personales rige a partir de su publicación, dada el 4 de septiembre 2024.